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時間を無駄にしたくない!会議の効率的な進め方

JENNIE 編集部
2019年08月23日

「今日の会議は有意義だった」と思えればいいですが、だらだらと続いているだけで話のまとまらない会議もありますよね。「無駄な会議をしているよりも、時間を有効活用したい」と考えているのならば、効率的に会議を進める必要があります。さっそく、有意義な会議を実現できる簡単なテクニックをご紹介していきましょう。

目的とゴールを決めよう!

まず大切なことは、今日の会議の目的やゴール地点を決めることです。そして、そのゴールや目的を会議に参加するメンバーに事前に周知しておくことで、全員が同じ方向を向いて会議に参加できます。また、ゴールはひとつとは限りませんので、段階的なゴールを作ってもいいでしょう。メンバーに伝えるときには、あらかじめ会議の目的やゴール地点のほか、可能か限り分刻みで設定した会議のスケジュールも記載しておきましょう。もちろん、会議の開始時刻と終了時刻も加えておきます。紙に記載して会議を見える化することで、だらだらせず進行にメリハリをつけることが可能です。また、終わった項目を消していくことによって、達成感を味わえます。

会議の種類によって進め方を変え

先ほどご紹介した会議前の準備は、どんな会議にも応用できます。しかし、会議の効率的な進め方は、種類によって異なります。続いては、代表的な会議の目的に合わせた進め方のポイントをチェックしていきましょう。
まずは、メンバー同士で情報を共有することを目標とした会議、報告会議や連絡会議です。このような会議は、報告内容を受けて、リーダーからの指示が出るといった内容になり、話が膨らみ時間オーバーとなるケースが多いです。そのため、報告内容を事前に指示を出す参加者に伝え、ある程度指示内容を考えておいてもらいましょう。報告内容を事前にわかりやすく整理しておくこともポイントです。
続いては、将来的な問題点を把握するために行われる会議についてです。こちらは定期的に開かれることも多く、マンネリしやすい会議となります。そのため、よく発言してくれる人や、役職にある人などが固まらずバラバラになるように、席順を事前に決めておきましょう。発言内容を確認したりといった事前の根回しもポイントです。
アイデアを出しあう会議の場合は、なにより発言しやすい雰囲気を作ることが大切です。会議の前に、今感じていることや思っていることを一言ずつ述べていく「チェックイン」や、「実は」から始まる自己紹介など、場を和やかにさせるアイスブレイクが有効です。またホワイトボードなど、出たアイデアをまとめる方法を用意しておきましょう。
現状の問題を解決するための会議は、問題点や不具合を上司の前で発表しなければならないため、アイデア会議と同じく、発言しやすい雰囲気づくりが大切です。また、過去の問題を責めるのではなく、これから解決に向けてどうすればいいのか対処する、前向きな会議であることを最初に全員に伝えましょう。

会議が止まらないように工夫する

会議は人同士が行うものですから、計画通りに進むとは限りません。話が横道にそれたり、討論が白熱してしまうこともあるでしょう。そのため、会議前にはもう一度今回の会議の目的とゴールや時間配分をもう一度伝え、会議が迷走しないように、道筋を明確にしましょう。
また、「発言が出ないときには積極的に発言してほしい」「あの人は話がそれやすいから、やんわり戻してほしい」といった事前の根回しも大切です。また、会議が止まってしまったり雰囲気が悪くなってしまったときのために、対処できるアイスブレイクも用意しておきましょう。時間を区切って立ったまま行う会議や、オフィスの一角に長いホワイトボードを貼り、すぐに会議ができるようにするなど、実際に行われている効率的な会議の進め方を参考にするのもおすすめです。

ーまとめー

今回は、効率的に会議を進める方法をご紹介しました。短い時間で有効な会議ができれば、仕事の効率も上がります。今回の記事を参考に有効的な会議を行い、有限な時間を上手に使ってください。

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