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仕事を効率よく進めるための整理整頓のコツ!しまい方の基本とは

JENNIE 編集部
2018年03月15日

仕事ができる人は机がきれいに整理整頓されているといわれるほど、仕事効率と整理整頓には深い関係があります。とはいえ、どうやって整理整頓を始めたら良いかわからない、という人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、仕事ができるようになるためのデスクの整理のコツについてお伝えします。

なぜデスクの整理整頓が仕事に影響する?

デスクの整理整頓がなぜ仕事のできに影響するのでしょうか?その理由は2つの大きな理由があります。

●仕事の効率が上がる
整理整頓ができておらず、散らかったままの状態では、仕事に必要な資料を探すために余分な時間がかかってしまい、大きく効率を低下させます。自分だけの問題ではなく、職場の人の効率性にも悪影響を及ぼしますので注意したいものです。
整理整頓ができていると、必要なときに必要な資料が取り出せます。結果、スムーズに仕事が進み、効率性がアップするのです。

●頭の中の状態も整理できる
周囲が雑然としている状態では、人は脳に疲労を感じやすくなります。すなわち、机が散らかっていると、そこで仕事をする自分も頭の回転が低下し、混乱しやすくなります。仕事の効率は計画にも左右されますが、混乱している中ではうまく考えることができません。

片付けて周囲の環境をすっきりさせるだけで。考えがきちんとまとまるようになります。そして、仕事も優先順位をつけてサクサクこなせるようになるのです。

デスクを整理整頓するときの3つのフロー

散らかった状態のデスクを片付けるときは、一気にやらず、仕事に支障をきたさないように少しずつ、引き出し1つずつを整理するようにしましょう。そして、次の手順で進めていきます。

まずは整理整頓のために、机の中のものを出します。そして、「すぐ使うもの」「すぐには使わないもの」「不要なもの」に分類します。そして分類に応じて、すぐ使うものは取り出しやすい場所に、すぐ使わないものは奥の方に収納します。

不要なものに関しては、処分するか、会社の備品であれば返却しましょう。

デスクの整理整頓の基本

では、実際の整理の進め方です。

整理整頓の基本は、ものはどこに置くかという定位置を決めることです。特にデスクで散らかりがちな書類整理方法について見ていきましょう。

●書類のファイルにはラベルをつくる
保管する書類については、ファイリングしたのち何の書類であるかを一目で確認できるようにラベリングします。

●進行中の書類入れをつくる
現在進行中の仕事の書類については、ファイリングすると取り出しに手間がかかり効率が良くありません。進行中の書類入れを作り、そこで一元管理するようにします。今、しなければならないことや進行状況を明確にするためにも効果的です。

●書類は積み上げず立てておく
多くの書類や本などを積み上げてしまっては、下にあるものを取るときに積み上げたものが崩れてしまいますし、何より見づらく、必要なときにすぐ探せません。書類は立てて収納する習慣をつけましょう。

何をどこに入れる?デスクのおすすめの収納方法

デスク上が終わったら、次は引き出しに取り掛かりましょう。

引き出しにものを収納する場合は、ものの大きさに合わせて収納場所を決めるようにするのがコツです。浅い引き出しには文房具類を、中引き出しには、備品や私物などのこまごましたものを、大きな引き出しには書類やファイルを立てて収納、といったようにすると、使用時もスムーズです。

また、細かいものを収納するときは、仕切りやケースを活用して定位置を決めてやると、散らかりにくくなります。

ーまとめー

片付けが苦手な人にとっては、整理整頓は難しく長続きしないと思われがちですが、今回お伝えした整理方法の基本をマスターしておけば簡単です。まずは、ものの分類から始めてみましょう。整理整頓を進めていくうちに、次第に仕事がスムーズに進むのを実感できるようになるはずですので、ぜひ挑戦してみてください。

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