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手帳を活用してデキる社会人になろう!

JENNIE 編集部
2019年04月15日

スマートフォンなど電子機器の普及で、手帳やメモを使う機会が少なくなってきました。手帳を使おうと思っていても、いざ手帳を使うとなると「手帳がうまく使えない」「手帳が続かない」といった悩みも多いものです。

今回は、手帳を使うことのメリットと、手帳の上手な使い方についてご紹介します。

手帳はビジネスにおいて重要なツール

手帳には手帳のメリットがあり、ビジネスシーンにおいて重要なツールとなります。使うたびに取り出して書くという作業は面倒だとも思えますが、手帳には多くのメリットがあります。

手帳に書きこむには、「考える」「書く」「見る」という動作が必要になるので、自然と記憶に残ります。さらに必要に応じてイラストなどを付け加えたりすると、印象に残りやすくなるので効果的です。何気なく書き足したことがその後の仕事に役立つ可能性もあります。スマートフォンなどと違い、充電切れを気にすることもなく、データが消えてしまうこともありません。

ビジネスシーンにおいて、手帳は意外に人目につくものです。会議などでちらっと見える手帳の中身がきちんと整理されていれば、仕事がデキる人、という印象を与えることができます。それだけでなく、きちんとまとめて書かれた手帳は、あとで見返してもわかりやすく気持ちが良いものです。

また、人に見られるという点では、手帳の選び方も重要になります。派手すぎるものは避け、ビジネスシーンに合った色やサイズを考えて選びましょう。

何をどうやって書いたらいいのか

手帳にスケジュールだけを書く人は多いのですが、スケジュール以外にも目標や目的を書きこむことで、その後の計画を立てることができます。目標といっても大げさに考える必要はなく、「〇日までにこの仕事を終わらせる」など日常の小さな目標を立てて書きこみ、その目標をもとにして計画を立てます。

計画のなかで期限などを設定すると、期限がない時よりもより効率よく仕事をしようとする意識が働くものです。計画通りに行かなかった場合を考え、調整時間も設定しておくと良いでしょう。その後、実績を書きこんでいくと、振り返った時に自分の仕事の達成率などを把握することができ、手帳を開く回数も増えるので続けやすくなります。

スケジュールを書きこむ時は、仕事とプライベートを一緒に書きこんだ方がわかりやすく、分ける手間も省くことができます。その際、文字がいっぱいでごちゃごちゃとした手帳にならないような工夫が必要です。ミーティングやアポイントなど、よく使う言葉は簡略化して書き、プライベートのスケジュールは記号などを使うようにするとスッキリとした手帳になります。ただし、簡略化しすぎてあとでわからなくならないよう、注意しましょう。

メモもあわせて活用しよう

手帳に書きこむ時一旦、フリクションペンなどを使って書きこみ、あとで清書する方法もありますが、消してから書きこむまでに記憶があいまいになってしまうこともあります。ふと思いついたアイディアなどをとりあえず書きこみたい時には、付箋などを使ってメモをとっておき、手帳に貼っておくと便利です。ひと手間かけることで忘れづらくなり、手帳のなかもごちゃごちゃにならずに済みます。

メモは手帳とは違い、いつ書いたものなのかがわからなくなってしまうので、日付を忘れずに書くと良いでしょう。また、その日にやることは水色、プライベートはオレンジ色など自分なりのルールを決めて色分けをすると、何についてのメモであるかが一目でわかるのでより効率よくまとめることができます。

ーまとめー

手帳を使いこなせるようになると、物事を計画的に考えて行動することができるようになります。振り返りもしやすいので、つぎの仕事に活かすことができ、仕事の質を向上させることも可能です。気負いすぎると続かなくなってしまうので、ちょっとしたことから書き始めてみてください。

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