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エクセル関数で仕事の効率を上げよう!

JENNIE 編集部
2018年10月09日

仕事でエクセルを使っている方は多いのではないでしょうか。エクセルは、関数を使いこなせば業務効率を大幅アップしてくれる強い味方です。仕事での使用頻度が高いエクセルの、知っていると便利な関数をご紹介します。

まずはエクセル関数を知ろう

エクセルの関数とは、複雑な計算や面倒な計算を一つの数式を使うことにより簡潔に記述できるよう登録された計算の仕組みです。

例えば、シートのB列の2行目から30行目までのセルの数値の合計を求めたい時、
=B2+B3+B4+…B30
と、全ての数値を足すのでは面倒ですし効率的ではありません。

関数を使えば、
=SUM(B2:B30)
で合計を計算してくれます。

関数を表す基本的な構文は、関数の計算に使うデータである引数を使って、
=関数(引数1、引数2…)
というように表します。使用する関数により、指定する引数の数や内容は異なります。

エクセル2016では476個の関数が用意されていますが、実際に仕事などで頻繁に使う関数はそれほど多くはありません。多くの関数を知っているということよりも、よく使う関数を効率良く使いこなすことが重要なのです。

エクセル関数を使って仕事の効率を上げる -1-

エクセルでよく使われるのは、上記の例にもあげた数値の合計を求めるSUM関数や、数値の平均を求めるAVERAGE関数などです。この他に、知っておくと売り上げデータの分析などにも使えるエクセル関数をご紹介します。

集計に関する関数に、SUMIFやTRIMMEANがあります。

SUMIFは、指定した範囲内の、指定した条件を満たした数値の合計を求めることができます。例えば飲食店で、売り上げ表の中からアルコール飲料の売り上げのみの合計金額が知りたい、などという時に便利です。

TRIMMEANは、極端なデータを除く平均値を求めることができる関数です。例えば店舗の来客数の平均値を求めたい時、1日だけ台風が来てほとんど来客がなかった日があった場合、AVERAGEで平均値を求めてしまうと、本当に知りたいデータとは異なった結果が出てしまいます。このような場合に、TRIMMEANで異常値を除いた平均値を求めることで、本来必要とするデータを求めることができます。

エクセル関数を使って仕事の効率を上げる -2-

特定の条件に合うものを抜き出したり数えたりするものにはVLOOKUP、ROUNDDOWN、COUNTIFなどがあります。

VLOOKUPは、指定した範囲内で縦の方向に検索して、指定した値に一致するもの、もしくは一番近い下の値を検出してくれる関数です。顧客リストの中から顧客コードで氏名や年齢などを取り出すといった場合に便利です。

ROUNDDOWNは、指定した桁数で数値を切り捨てて表示するもの。消費税の計算などの際に、会社で小数点以下は切り捨て、と決まっていればROUNDDOWNを使うと便利です。四捨五入する関数や切り上げる関数もあるので、ROUNDDOWNは切り捨てのみ、としっかり覚えておきましょう。
COUNTIFは指定した条件に合うセルを数える関数。顧客リストの中から特定の地域に住んでいる人の数を求めたい時などに使えます。

これらの関数を上手に使って、業務効率を上げていきましょう。

使いすぎに注意、エクセル関数の落とし穴

関数は仕事の効率を上げる便利なものですが、落とし穴もあります。「便利だから」とエクセルシートの中に複数の関数をありったけ使ってしまうと、シートの動きが重くなることがあるので注意が必要です。

特にIF、COUNTIF、VLOOKUPなどは便利な反面、エクセルシートの動きが重くなる原因にもなります。しかし、挙動の軽さのみを重視して複雑な式を使うことになってしまうと、シートが見づらくなったりミスの原因になったりということも。

関数はエクセルシートの見やすさと挙動の軽さのバランスを考えながら使うことが重要であり、バランスを取れる人がエクセル上級者といえるのかもしれません。

ーまとめー

今まで使ってこなかった関数も、一度使って覚えてしまえば仕事もスピードアップでき、手間も大幅に省いてくれる強い味方になります。「この関数を使えば、あの業務が楽になりそうだな」というものを見つけたら、是非取り入れてみてください。

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