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ビジネスに役立つ!Excel活用術と便利なショートカットキー紹介

JENNIE 編集部
2018年07月02日

ビジネスシーンで膨大なデータを編集する場合、Excelの便利な裏技を知ることで作業速度を大幅にアップさせることができます。一般的に役立つといわれるショートカットキーやExcel関数についてご紹介していきます。

基本操作を覚え、職場で効率的に仕事をこなしていきましょう。

ビジネスシーンで重宝するExcel関数リスト

ビジネスシーンで資料を作成する際に、重宝するExcelの関数をご紹介します。関数を上手に利用することで、複雑な作業も簡単に行うことができます。

1.SUMIF
条件を指定し、その条件を満たす数値の合計を求めることができます。
=SUMIF(検索条件範囲内にある最初のセル:最後のセル,検索条件となるセル,合計範囲内にある最初のセル:最後のセル)

2.SUBTOTAL
指定された条件を満たすセルの数値を、指定された計算方法で集計し、その集計値を求めることができます。
=SUBTOTAL(集計方法を指定する数字,集計範囲内にある最初のセル:最後のセル)

3.VLOOKUP
指定された範囲内で検索条件に一致した文字列や数値を表示することができます。
=VLOOKUP(検索条件のセル,範囲内の最初のセル:最後のセル,列番号,検索方法の指定)

4.SUBSTITUTE
指定された文字列を別の文字列に置き換えることができます。
=SUBSTITUTE (文字列の指定,検索する文字列,置換する文字列,置換対象)

5.ROW
セルの行番号を求めることができます。
=ROW(行番号を調べたいセル)

基本動作は効率的に!Excelですすめのショートカットキー

通常はマウスを操作し、コピーやペーストなどのいろいろな操作を行いますが、ショートカットキーを使うと、キーボードを操作してこれらの作業を行うことができます。

キーボードから一度手を離して、マウスに持ち替えない分、効率よく作業をすることができます。資料作成を効率的に行うために、ぜひショートカットキーを覚え、活用しましょう。

1. Ctrl+C:選択したセルをコピーします。
ファイルやフォルダもコピーできるので、Excel以外で使う場合もとても便利です。

2. Ctrl+V:コピーされた内容を貼り付けします。
さまざまな場面で活用することができますので、「Ctrl+C」とセットで覚えておきましょう。

3. Ctrl+X:選択したセルを切り取ります。
その後に「Ctrl+V」を行うことで、切り取った内容を別のセルに移すこともできます。

4. Ctrl+Y:直前に実行した操作を、繰り返し行います。

5. Ctrl+Z:直前に実行した操作を、元に戻すことができます。
操作を間違えたと思ったら、慌てずに「Ctrl+Z」で元に戻しましょう。

6. Ctrl+S:作業中のファイルを上書き保存することができます。
パソコンがフリーズしたり、急に電源が落ちたときのために、こまめに上書き保存しておくようにしましょう。

大きなスプレッドシートの編集に役立つ!Excel操作の裏技一覧

たくさんのデータを扱う場合に、スムーズに資料編集ができるExcelの裏技をご紹介します。

1. Ctrl+F:特定のデータを検索することができます。

2. Ctrl+H:特定のデータの置き換えができます。

3. <複数のワークシートを扱うときに便利なショートカットキー>
Ctrl+Pageup、Ctrl+PageDown:前、次のワークシートを表示することができます。
Shift+F11:ワークシートを挿入することができます。

4.<複数のブックを扱うときに便利なショートカットキー>
Ctrl+F4:選択したブックを閉じます。
Ctrl+F6:次のブックウィンドウを表示することができます。

5.<選択範囲指定を効率的に行えるショートカットキー>
Ctrl+A:ワークシート全体を選択することができます。
Ctrl+Shift+方向キー:方向キーを上下左右に動かし、選択範囲をデータの末尾まで拡張することができます。
Ctrl+Space:選択範囲を列全体に広げることができます。
Shift+Space:選択範囲を行全体に広げることができます。
Shift+Home:選択範囲を行の先頭に広げることができます。

ーまとめー

Excelが苦手だと思っている方もたくさんいるのではないでしょうか。しかし、関数やショートカットキーをマスターしてしまえば、思っているよりもずっと簡単にExcelを使いこなすことができます。Excelを上手に使いこなして、職場の人をあっと驚かせてしまいましょう。ぜひ活用してみてください。

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