再確認！当たり前のITリテラシー、身についてますか？
ITリテラシーとは情報活用能力のこと。社会人として当たり前のようになってきていますが、しっかり身についているでしょうか。
新入社員の管理や指導をする立場になったときに困らないITリテラシーやマナーをおさらいしてみましょう。
公私の切り替えをしっかり
手元にあって便利だからと使ってしまいがちな会社のパソコンやスマホ。しかし、私用で利用するのはITマナー的にはNGです。逆に、私用のパソコンやスマホに、業務上使用する取引先の電話番号やアドレスを登録するのも良くありません。
会社で仕事専用のスマホが用意されていないなど特別な理由があれば会社の担当者と相談の上での利用になりますが、基本的に端末や情報の利用は公私混同しないようにしましょう。
またデータの共有も便利な時代になってきており、USBメモリやSDカードなどだけでなく、クラウドサービスを利用してネット上に情報を保管することも可能となっています。
便利な機能ではありますが、家でも仕事をしたいからといって個人のUSBメモリやクラウドサービスに会社のファイルを保管するのもNGです。会社で決められている指定の場所だけにデータは保管するようにしましょう。
このように公私混同してはいけない理由は、何かのきっかけで情報が漏えいする可能性があるためです。顧客情報や重要書類など外部に流出させてはならない書類がもれてしまうこともあります。情報の安全性のためにも公私は切り替えましょう。
守秘義務を守る
ある企業の従業員が業務で知った情報をSNSで投稿して、世間的に問題になったこともありました。本人は軽い気持ちでネット上に書いたつもりでも、思わぬトラブルに発展することがあります。業務上知り得た情報は流さない、従業員には守秘義務がありますので、簡単に口にしたり書き込んだりしないようにしましょう。
たとえばネット上の場合ですが、表面上削除はできても第三者が削除したはずの情報を記録していることがあります。非公開や削除にしても、別の人物にスクリーンショットを拡散されるリスクがあるのです。内容によっては取り返しのつかないことになってしまうこともあります。
また、ネットではないからと人に話すのも良くありません。1人だけに話したつもりでも、話を聞いた相手がネット上に拡散してしまえば同じことです。
一人ひとりが危機管理意識を持つ
ここまで業務上のITマナーを中心にご紹介してきましたが、ITリテラシーを高めるには一人ひとりが危機管理の意識を持つことが重要です。危機管理意識とは、ネットを利用した作業の場合セキュリティソフトなどを正しく利用すること。
近年、なりすましメールやウイルスの添付など悪意のあるコンテンツが増えています。なりすましメールとは、有名な大手企業のようなメールに見せかけて、実際は全く違う場所から送信されるメールのことです。
こうした悪意のあるコンテンツは、セキュリティソフトを導入していても、メールやサイトのクリックでウイルス感染してしまうことがあります。怪しいメールやURLはむやみに開かないようにしましょう。
自衛意識を一人ひとりが持つことによってセキュリティは維持されます。怪しいと思ったら自己解決せずに相談するようにしましょう。相談することがきっかけとなって、社内での対策にもつながります。
ーまとめー
ITリテラシーやITマナーは、なにも難しいものではありません。一人ひとりの心がけによって保たれるのです。
社内の情報漏えいを防ぎセキュリティ対策するには、社内全体での協力が大切。自分だけが気を付ければ大丈夫と完結せずに、新入社員を指導する立場に立ったらITリテラシーやITマナーを当たり前のものとして徹底させるよう働きかけましょう。
