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仕事のできる人の特徴は、タスク管理にあった!?

JENNIE 編集部
2018年04月02日

毎日の仕事に追われながら、ふと気がつくと「同じ仕事をしているのに、あの人はなぜ、そつなくたくさんのことをこなせるのだろう…」と感じる、そんな経験はありませんか?仕事ができる人は、一体何が違うのでしょうか?どんなことを実践していけば仕事のできる人になれるのでしょう?

仕事のできる人になるために、意識すべきこと、気をつけることなどをご紹介します。

締め切りや約束を守れる

仕事をしていく上で、約束の時間や納期を守ることは、基本であり、最も重要なことのひとつです。これができないと、社内でも社外でも良い信頼関係を築くことは難しいといえるでしょう。信頼関係の土台ができていなければ、良い仕事をしたり、新しいチャンスを掴んだりすることは非常に困難です。

自分や会社の仕事を発展させていくためにも、締め切りや約束は必ず守りましょう。

では、締め切りや約束を守るためには、何に気をつけていけば良いのでしょうか?大切なのは、自分の力量を知ることです。今自分がどんな仕事を抱えているのか、自分の力量でその仕事はどのくらいかかるものなのかをしっかり判断しましょう。そうすれば、力量以上の仕事を抱え込んでしまい、締め切りに間に合わない、といった事態を防ぐことができます。

また、途中経過において間に合わないと判断した際には、速やかにその旨を先方や上司に伝え、対応をするということが大事です。約束を破ってしまうことで、自分の信頼や評価を落としてしまうということを忘れないようにしましょう。

レスポンスが早い

問い合わせに対していつまでも返事がもらえないと、この人は大丈夫なのだろうか、信頼できない人なのではないか、仕事がわかっていないのではないか、など、相手に不信感を抱かれる原因になってしまいます。些細なことでもすぐにレスポンスをするように心がけましょう。そうすることで、相手から信頼され、仕事がスムーズに進められることにつながります。

素早いレスポンスをするためには、自分の抱えている仕事の量やスケジュール、内容を常に把握しておくことが必要です。自分が把握できていれば、細かいところで確認が必要になったとしても、必要以上に相手を待たせることなく、円滑に仕事を進めていくことができます。

タスク管理ができる利点とは

自分の力量を知り、自分が抱えている仕事の量や期限、内容などを正確に把握できている人は、締め切りを落としたり、レスポンスが遅れたりしにくいです。タスク管理ができるということは、信頼を勝ち得てスムーズに仕事を進められる、つまり、仕事のできる人になるための重要なポイントであるといえるでしょう。

では、タスク管理はどのように行えば良いのでしょうか。

まずは、自分の仕事でやるべきことを理解することです。そしてやるべきことを整理し、抜けや漏れがないかチェックしましょう。実際に書き出してみるのもいいでしょう。ここでいかに細かく具体的なタスクを作れるかどうかで、仕事の成果は変わってきます。タスクを洗い出し、目に見える形にしておくことが重要です。

次に、仕事の期限を設定しましょう。

約束に間に合わせるためには、いつまでにどこまでを終わらせておく必要があるのか、自分で期限を設定しておきます。これは、だいたいここまで、という曖昧なものではなく、必ずここまでに終わらせる、という絶対的なものにしておくことが良い結果を得るために有効です。限られた時間の中で、工夫をしながら集中して仕事に取り組むことで、より良い結果を生むのです。

そして、洗い出したタスク、設定した期限をスケジュール表に落とし込みましょう。ぱっと見ただけでもわかりやすい大きめの用紙に実際に書き込んでいくと、「書く」という作業を通して記憶にも残り、頭の中を整理できます。

さらに仕事の優先順位を理解しておくことも大事です。時間は限られたものであることを頭に置き、仕事を緊急性のあるものと重要性のあるものに分けて、優先順位を考えましょう。その優先順位に沿って机や書類も整理しておくと、よりスムーズに仕事をこなすことができます。

ーまとめー

仕事ができる、ということには、その時々の判断や時間の使い方が大きく関わってきます。正しい判断や、有効な時間の使い方で、仕事を円滑に進める上で重要な信頼関係を築き、ビジネスチャンスを切り開いていくことができます。タスク管理をできるようになるということは、仕事ができる人に近づく第一歩かもしれません。

自分ができることから実践して、自信をつけていってみてください。

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